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采购案例分析7

2019-08-24 04:37 来源: 震仪

  采购案例分析7_销售/营销_经管营销_专业资料。采购与付款业务控制案例分析 案例一 案例背景 某厂是一个综合几个企业的一些情况的虚拟企业 在这个案例中首先给出了与“材料采购业务的内部 控制制度”相关的该企业的情况以及实施方法: (1)首先由仓库

  采购与付款业务控制案例分析 案例一 案例背景 某厂是一个综合几个企业的一些情况的虚拟企业 在这个案例中首先给出了与“材料采购业务的内部 控制制度”相关的该企业的情况以及实施方法: (1)首先由仓库根据库存,提出材料采购申请, 填写一份“请购单”。“请购单”交供销科审批。 (2)供销科根据事前制订的采购计划,对“请购 单”进行审批。若符合计划,便组织采购;若与计 划不符,则要单独请厂长批准。 (3)决定采购的材料,由供销科填写一式二联的“订 购单”,其中一联供销科留存;另一联由采购员交供货 单位。采购员持“订货单”与供货单位协商采购并签订 购货合同。 (4)购货合同的正本留供销科并与“订货单”核对; 购货合同的副本分别转交仓库、财务科,以备他们将来 查考。 (5)采购来的材料运抵仓库,由仓库保管员验收入库。 验收时,将运抵的材料与采购合同副本、供货单位发来 的“发运单”相互核对,然后填写一式三份的“验收 单”。“验收单”一联仓库留存,作为登记材料台账的 依据;一联转送供销科;一联转送财务科。 (6)供销科接到“验收单”后,将“验收单”与采购合 同副本、供货单位发来的发货票、其他银行结算凭证相核 对,以确定是否通知财务科付款。 (7)财务科接到付款通知和“验收单”后,由主管材料 核算的会计,将“验收单”与采购合同副本、供货单位发 来的发货票、其他银行结算凭证相核对。若相符合,如数 支付货款;若不符,则拒付货款。 (8)应支付货款的,由会计开出付款凭证,交出纳员办 理付款手续。 (9)出纳员付款后,在进货发票上加盖“付讫”戳记, 再转交会计记账。 (10)财务科的材料明细账,定期与仓库的材料台账相互 核对。 该厂设有生产计划科,其职责是组织生产计划编制与 调整,并负责与供销科进行协调,以保证生产的正常运行。 2、存在问题 该厂经常出现的问题是供销科盲目采购,采购时间确 定不当等问题时常发生。而仓库无法核对供销科所订的材 料,企业对供销科的采购业务缺乏相应的检查措施。另外, 还有供销科本身也无法随时掌握材料的收发动态。 3、要求: 请从内部控制角度分析其存在的问题,并帮助健全 “材料采购业务的内部控制制度”。 参考答案 1.控制弱点: ( 1 )仓库只填一张“ 请购单 ”,无法核对供销科所订 立的材料是否为本公司所需,也不宜发现供销科未经公司 领导批准,自行定货现象。 ( 2 )虽然要求材料采购按计划执行,但对此无相应的 检查措施,加上对采购业务的批准与执行均由一个部门来 负责,因而缺乏必需的控制。 ( 3 )供销科未设立 材料明细帐 ,不便于随时掌握材料 的收发动态,不便于确定相适当的采购时间。 2.提出改进意见: (1)仓库填制的“请购单”该为“一式三联”。 (2)采购业务的审批,应由生产计划科负责,供销科只负 责材料的采购业务。 (3)“请购单”的处理程序: A.仓库填写“请购单”后,交生产计划科审批。 B.生产计划科审批后,一联留存,一联退回仓库备查, 一联交供销科办理定货和采购手续。 C.供销科将批准的“请购单”内容与原定的采购计划不 一致的,由公司领导审查批准。 (4)相应增加一份采购合同副本转给生产计划科,以便 与批准的“请购单”相核对。 (5)供销科增加一套材料明细帐(可只记数量),以便 随时掌握材料的增减变动。 案例二 某企业仓库保管员负责登记存货明细帐,以便对 仓库中的所有存货项目的收、发、存数量及价值等进 行永续记录。当收到验收部门送交的存货和验收单后, 根据验收单登记存货明细账。 平时,各车间或其他部门如果需要领取原材料, 都可以填写领料单,仓库保管员根据领料单发出原材 料。公司辅助材料的用量很少,因此领取辅助材料时, 没有要求使用领料单。各车间经常有辅助材料剩余 (根据每天特定工作购买而未消耗掉,但其实还可再 为其他工作所用),这些材料由车间自行保管,无须 根据上述描述,回答以下问题: 1、你认为上述描述的内部控制有什么弱点? 并简要说明该缺陷可能导致的弊端。 2、针对该企业存货循环上的弱点,提出改 进意见。 参考答案 1.存在的弱点和可能导致弊端。 (1)存货的保管和记账职责未分离。将可能导致存 货保管人员监守自盗,并通过篡改存货明细帐来 掩饰舞弊行为,存货可能被高估。 (2)仓库保管员收到存货时不填制入库通知单,而 是以验收单作为记账依据。将可能导致一旦存货 数量或质量上发生问题,无法明确是验收部门还 是仓库保管人员的责任。 (3)领取原材料未进行审批控制。将可能导致原材 (4)领取辅助材料时未使用领料单和进行审批控制、 对剩余的辅助材料缺乏控制。将可能导致辅助材 料的领用失控,造成辅助材料的浪费或被贪污, 以及生产成本的虚增。 (5)未实行定期盘点制度。将可能导致存货出现帐 实不符现象,且不能及时发现,及计价不准确。 2、存货循环内部控制的改进建议: (1)建立永续盘存制,仓库保管人员设置存货台账, 按存货的名称分别登记存货收、发、存的数量; 财务部门设置存货明细账,按存货的名称分别登 记存货收、发、存的数量、单价和金额。 (2)仓库保管员在收到验收部门送交的存货和验收 单后,根据入库情况填制入库通知单,并据以登 记存货实物收、发、存台账。入库通知单应事先 连续编号,并由交接各方签字后留存。 (3)对原材料和辅助材料等各种存货的领用实行审 批控制。即各车间根据生产计划编制领料单,经 授权人员批准签字,仓库保管员经检查手续齐备 后,办理领用。 (4)对剩余的辅助材料实施假退库控制。 (5)实行存货的定期盘点。

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